Procesul de scanare documente – de la incertitudine la siguranta

Intr-o lume atat de digitalizata, stocarea fizica a suporturilor scrise nu ar trebui sa mai fie o optiune sau cel putin, nu o prioritate. Din acest motiv, activitatea de conversie documente sau scanare documente devine un subiect de interes pentru orice companie aflata intr-o situatie de acest gen.
Fiecare companie ajunge mai devreme mai tarziu sa se confrunte cu problema stocarii documentelor. Fie care este vorba de documente financiar-contabile sau juridice, ori rezultate in urma diferitelor proiecte duse la bun sfarsit, maculatura reprezinta o grija in plus pentru orice companie functionala.

Beneficiile apelarii la un provider de scanner documente si digitalizare precum Iron Mountain

Companiile precum Iron Mountain detin in spate experienta suficienta care sa le permita sa ofere clientilor cel mai inalt nivel de profesionalism prin prisma activitatii pe care o desfasoara. Insa dincolo de acest lucru, insusi procesul de scanare documente si conversie documente din forma fizica in forma digitala presupune imbunatatirea calitatii vietii sau a desfasurarii activitatii pentru angajatii unei companii si chiar pentru compania insasi.

In primul rand, externalizarea acestui proces este mult mai avantajoasa din punct de vedere economic, intrucat costurile oferite unui furnizor de servicii de scanare documente sunt mici comparativ cu ce ar presupune arhivarea in format fizic a acestor documente sau chiar desemnarea unei persoane care sa se ocupe de acest proces. In plus, accesul la documentele digitalizate cu ajutor extern pot fi oricand acesate si arhivate in conditii de siguranta totala in mediul online. In plus, cu ajutorul unor softuri speciale, anumite date, precum dele din formulare pot fi accesate si centralziate cu usurinta.

Asadar, procesul de scanare documente si chiar cel de digitalizare sau conversie documente pot deveni dintr-o durere de cap, un motiv de relaxare, la gandul ca profesionisti se ocupa de aceasta activitate.

Ce presupune procesul de scanare documente si digitalizare?

Atunci cand scanarea documentelor devine o necesitate si nu exista acces la un scanner de documente performant, este necesar sa se apeleze la o companie specializata in realizarea acestui proces. Din pacate nu exista foarte multe optiuni pe piata pentru acest tip de serviciu, insa cei care pun la dispozitia publicului servicii de scanare documente au la acces la tehnologii care sa le permita sa ofere confortul si siguranta scanarii documentelor in forma digitala pentru a fi stocate pe perioade lungi de timp.

Insa atunci cand vorbim de un astfel de serviciu, trebuie sa luam in calcul, desigur, si un pret scanare documente, ce trebuie achitat furnizorului de servicii. Insa exista pe piata optiuni precum Iron Mountain, companie specializata in servicii de protectie a datelor, consultanta si scanare documente si digitalizare, ce ofera posibilitatea unica de plata pe masura utilizarii, mai exact o centrare asupra nevoilor clientilor la un astfel de nivel incat acestia nu platesc o suma standard pentru serviciile pe care le primesc, ci doar echivalentul resurselor utilizate punctual, pe masura accesarii lor. Acest lucru elimina stresul platilor in avans sau achizitionarii unui spatiu de stocare ce se poate dovedi ulterior nenecesar.

Astfel, sistemul reduce la minimum costurile clientului cu externalizarea acestui serviciu, oferind in acelasi timp garantia sigurantei informatiilor oferite.