Managementul documentelor reprezinta o grija in minus pentru companii

De la start-upuri la multinationale, toate companiile au nevoie de un proces foarte fluid de managementul documentelor. Fie ca este vorba despre depozitare documente, administrare documente sau stocare documente, aceasta activitate trebuie sa primeasca un grad corespunzator de atentie, intrucat este responsabila mai mult decat s-ar putea crede de buna functionare a oricarei organizatii.

Managementul documentelor este piesa de rezistenta a „bucatariei” companiilor, indiferent de vechime, specific sau dimensiuni. De el depinde buna organizare interna si flow-ul organizational, precum si rapiditatea cu care proiectele sunt duse la indeplinire. Cu cat depozitarea documentelor si toate etapele in legatura cu aceasta sunt tinute mai bine sub control, cu atat evidenta proiectelor este mai clara si mai usor de urmarit, ceea ce duce la sporirea eficientei.

Cum poate fi imbunatatit sistemul de managementul documentelor?

Intr-adevar, asa cum precizam mai sus, exista modalitati de a fluidiza acest proces si a-l face mult mai prietenos cu participantii la el, insa exista oare o modalitate prin care acesta poate fi cu mult imbunatatit? Din fericire, da: exista companii specializate ce oferta serviciile de depozitare documente, administrare documente si chiar stocare date. Practic, aceste companii iau de pe umerii conducatorilor de intreprinderi si a angajatilor acestora responsabilitatea reprezentata de managementul documentelor si si-o asuma integral.

Ce presupune managementul documentelor?

Procesul de managementul documentelor este unul vast, ce prespune unele activitati foarte clar definite, fiecare cu o importanta deosebita pentru rezultatul final si buna functionare a structurii careia ii apartin

Depozitarea documentelor – este un proces specific, prin care documentele importante sunt bine pastrate pentru perioade de cativa ani (legea prevede minim 5), pentru a fi usor de gasit in caz de nevoie. Desi poate parea simplu, procesul de depozitare documente poate fi extrem de complex daca este realizat corespunzator. Se poate face stocare documente in functie de categorii, ani, proiecte si asa mai departe. Cu cat mai detaliata impartirea, cu atat mai bine organizata depozitarea.

Activitatea de administrare documente – presupune implicarea de personal care sa se ocupe de procesul de stocare documente si sa realizeze organizarea corespunzatoare a acestora. De foarte multe ori, exista persoane cu atributii special destinate procesului de administrare documente, care sunt direct responsabile de buna sortare a acestora si de rapiditatea cu care acestea pot fi identificate in caz de nevoie.

Ce sunt companiile de managementul documentelor?

Este vorba despre persoane avizate si companii de incredere, cu experienta pe piata si in domeniu, ce pot oferi:

Spatii pentru stocare documente, astfel ca spatiile alocate in companii pentru depozitarea documentelor nu mai sunt necesare si pot fi transformate in zone de lucru

Tehnologii moderne si sigure pentru stocare date in mediul online, cu acces rapid si facil oricand la informatiile pastrate

Personal calificat pentru activitatea de administrare documente, capabil sa ofere informatii si ajutor cu orice situatie legata de acest domeniu si in legatura cu informatiile sau documentele stocate

Un proces integrat de managementul documentelor, ce permite externalizarea completa a serviciului si economisirea unor sume importante de bani, a unor spatii ce altfel ar fi fost ocupate si chiar sporirea eficientei intregii echipe, scapata de grija organizarii si stocarii de documente.