De ce este depozitarea documentelor importanta pentru orice companie?

Depozitarea documentelor realizata intr-un mod eficient ajuta din plin la circulatia informatiilor pe care o companie le detine si de care buna functionare a acesteia depinde.

Tot managemenul documentelor (include si stocarea documentelor) este un proces foarte important pentru o companie, deoarece buna administrare a documentelor va contribui din plin la fluidizarea muncii in cadrul sau.

Importanta acestui proces este data de nevoie care toate informatiile sa circule foarte rapida intre partile cu care o firma colaboreaza. Tehnologia face ca aceste documente sa circule rapid, iar nevoie s-a obisnuit sa fie si ea la fel. Trebuie sa existe cat mai putini timpi morti, iar informatiile trebuie poate fi accesate cat mai rapid de cine are nevoie. Astfel, managementul documentelor este un proces foarte important ce trebuie realizat cat mai eficient.

Cum se realizeaza depozitarea documentelor in mod eficient?

Aici, exista doua variante: se realizeaza in house cu ajutorul unuia sau mai multor angajati sau se externalizeaza catre firme specializate care ofera servicii de depozitare documente.

Pentru prima varianta, problemele sunt urmatoarele: daca se realizeaza acest proces la sediu este nevoie de doua lucruri: un spatiu special dedicat pentru stocarea documentelor si unul sau mai multi angajati care sa realizeze acest proces. Aceste doua lucruri implica costuri in mod evident, costuri care s-ar putea dovedi a fi mai ridicate in comparatie cu externalizarea acestui proces catre o companie specializata care ofera servicii complete de depozitare documente.

In cadrul variantei numarul doi si anume externalizarea acestui proces catre o firma specializata, avantajele ar fi urmatoarele:

Spatiul de depozitare documente – in mod evident discutam de anumite spatii special amenajate care indeplinesc o serie de standarde de calitate precum: supraveghere video 24/24, paza permanente, sisteme moderne de prevenire si stingere a incendiilor, acces doar pe baza unui card si lista poate continua.

Personal specializat in managementul documentelor – in mod evident, o companie specializata in astfel de servicii detine si un personal calificat care stie sa realizeze aceste procese intr-un mod foarte eficient si profesionist.

Costuri reduse – in comparatie cu inchirierea unui spatiu in sediu, pretul pe care il achita un client catre o firma care pune la dispozitie spatii pentru depozitare documente va fi sigur mai mic, deoarece clientul va plati intotdeauna pentru spatiul utilizat. Acest firma nu au costuri definite, ci fiecare plateste doar pentru cat spatiu utilizeaza.

Alte detalii despre serviciile de depozitare documente oferite de o companie specializata

Aceste companii specializate detin, dupa cum am spus, personal specializat, cu experienta mare in domeniu, care preia toate grijile pe care managementul documentelor le are din pacate.

Practic, o firma preia toate documentele ce trebuie depozitate si le depoziteaza intr-o locatie profesionista, specializata si atent monitorizata. Si in plus, accesul se face oricand la cerere fara probleme.

Astfel, este destul de clar ca alegerea colaborarii cu o firma specializata in domeniu ofera numai avantaje. Este mult mai simplu ca documentele financiar-contabilite de exemplu, care trebuie doar depozitate pentru o perioada lunga de timp si de care nicio firma nu are nevoie in mod recurent, sa fie depozitate intr-un spatiu special dedicat pentru acest lucru.

Mai mult informatii despre o firma specializata care ofera servicii de depozitare documente gasiti pe urmatorul link: http://www.ironmountain.ro/whatwedo/records-management-and-storage.asp