Cu ce se ocupă o firmă de arhivare a documentelor

Orice companie, indiferent de domeniul în care activează, generează zilnic documente: contracte, facturi, rapoarte contabile, acte de personal sau decizii interne. Toate acestea nu pot fi lăsate la voia întâmplării, pentru că legislația în vigoare impune păstrarea lor pentru perioade bine stabilite. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 reglementează clar termenele în care documentele trebuie păstrate, precum și modul în care ele trebuie protejate. Astfel, arhivarea nu este doar o chestiune de organizare, ci și o obligație legală care poate preveni sancțiuni și pierderi de date esențiale.

Serviciile unei firme specializate

O firma de arhivare oferă companiilor soluții profesioniste pentru gestionarea documentelor, indiferent dacă acestea sunt în format fizic sau digital. Specialiștii se ocupă de sortarea, inventarierea și depozitarea dosarelor, dar și de procese precum retrodigitizarea și scanarea. Prin externalizarea acestei activități, firmele pot economisi timp, pot reduce costurile și se pot asigura că documentele sunt păstrate în condiții de maximă siguranță.

Arhivarea documentelor fizice

Documentele în format clasic trebuie stocate într-un spațiu sigur, protejat împotriva incendiilor, umidității și deteriorării. Depozitele folosite de operatorii autorizați respectă standarde stricte, iar accesul este controlat. Consultarea acestor documente se poate face fie prin solicitare directă către depozit, fie prin livrare în format fizic la sediul beneficiarului, de regulă în maximum 24 de ore. Această metodă este ideală pentru documentele ce trebuie păstrate pe termen lung, precum cele de resurse umane, obligatorii timp de 75 de ani.

Arhivarea electronică legală

Tot mai multe companii aleg arhivarea electronică, deoarece aceasta permite acces rapid la documente și elimină necesitatea unui spațiu fizic extins. Pentru a fi recunoscută legal, arhivarea digitală necesită aplicarea unei semnături digitale calificate pe fiecare fișier, conform reglementărilor. Documentele sunt stocate în sisteme cloud securizate, astfel încât datele sunt protejate împotriva pierderii sau accesului neautorizat. Acest tip de arhivare este potrivit pentru firmele care lucrează cu volume mari de documente și au nevoie de acces instantaneu la ele.

Scanarea și retrodigitizarea documentelor

Procesul de scanare transformă documentele fizice în fișiere digitale, ușor de accesat și partajat. Retrodigitizarea merge un pas mai departe: întreaga arhivă fizică este convertită într-un sistem digital organizat, unde fiecare document primește un identificator unic. În acest fel, documentele pot fi căutate rapid după cuvinte-cheie, dată sau tip, eliminând ore întregi de căutări prin dosare prăfuite. Totuși, trebuie reținut că simpla scanare nu elimină obligația păstrării documentelor fizice acolo unde legea o impune.

Servicii de arhivare documente pentru conformitate

Prin apelarea la servicii de arhivare documente, o companie se asigură că respectă toate termenele legale și că documentele sunt organizate corect. Documentele contabile, de exemplu, trebuie păstrate minimum 5–10 ani, în funcție de tip, în timp ce contractele comerciale au un termen de arhivare de cel puțin 10 ani. În lipsa unei arhivari corespunzătoare, o firmă se poate confrunta cu sancțiuni în cazul unui control fiscal sau chiar cu pierderea unor dovezi juridice importante.

Distrugerea documentelor și procesul de selecție

Distrugerea documentelor nu se face oricând și oricum, ci doar după expirarea termenelor prevăzute de lege. Procesul este permis numai după ce Arhivele Naționale aprobă lucrarea de selecționare, care stabilește clar ce documente mai sunt utile și care pot fi eliminate. Această procedură este esențială pentru a preveni păstrarea inutilă a unor dosare voluminoase și pentru a elibera spațiu, păstrând în același timp strict ceea ce este necesar.