Care este normativul pentru depozitare arhiva

„Odata cu boomul economic din anii trecuti, a crescut numarul firmelor, dar si al documenetelor care trebuie stocate. Companiile mari produc foarte multe hartii care trebuie depozitate in conditii speciale. Majoritatea mul­ti­nationalelor si-au ex­ter­nalizat activitatea de arhivare pentru a nu mai investi in spatii de depozitare, personal si software. isi reduc costurile de depozitare la jumatate“, spune Cristian Bilan, director general Iron Mountain Romania, cea mai mare firma de arhivare din tara, care a avut anul trecut o cifra de afaceri de aproape 6 milioane de euro.
Chiar daca legislatia actuala nu reglementeaza aceasta activitate, dar nici nu o interzice, firmele care ofera servicii de depozitare arhiva s-au inmultit simtitor, insa din pacate nu toate respecta normele impuse de lege.

Stop-joc pentru firmele mici ce ofera servicii de depozitare arhiva

Un proiect de lege adoptat deja in Guvern saptamana trecuta si trimis Parlamentului obliga insa orice jucator din piata sa obtina o autorizare de la Arhivele Nationale. Aceasta va fi acordata doar firmelor care pot dovedi ca au o anumita baza materiala, ca detin un fond pentru acoperirea cheltuielilor de transport al documentelor, in caz de incetare a activitatii, ca respecta norme de competenta profesionala. Procedurile de desfasurare a activitatii vor fi aprobate prin norme metodologice de catre ministrul administratiei si internelor. Jucatorii mari sunt multumiti. Pentru cei mici, insa, noile reguli inchid porti de intrare pe piata. „Noul act normativ va introduce in legalitate societatile detinatoare de arhive pentru ca vor fi autorizate de Arhivele Nationale. Exista sanse ca activita­tea sa se dezvolte si mai mult“, spun reprezentantii Iron Mountain Romania. Pe de alta parte, directorul firmei A&B Activ Distribution, Cristian Nemteanu, considera ca noua legislatie nu va mai permite oricarui mic intreprinzator sa efectueze activitate de arhivare. „Modificarea Legii nr. 16/1996 va elimina firmele care nu au in prezent capacitatile si acreditarile necesare desfasurarii unor activitati de arhivare legale (salariati, atestari profesionale, competente)“, spune si Mihai Nicolae, director general Stefadina Comserv.

Legislatia privind depozitarea arhivei

Legislatia prevede termene in care documentele trebuie tinute in arhive: 10 ani pentru registre si documente justificative si contabile, cu exceptia statelor de salarii, cartilor de munca, statelor de plata si dosarelor de personal, care se tin 50 de ani. Titlurile de proprietate se pastreaza 100 de ani, la fel si autorizatiile de constructie. Cele opt firme mai mari din piata isi impart cateva mii de clienti. „Sunt multe firme de arhivare, dar majoritatea nu efectueaza decat anumite servicii, fie indosariaza, fie arhiveaza, fie distrug documente.