Documentele deţin o putere incredibilă în mediile de activitate guvernamentală şi trec printr-o evoluţie majoră care va zgudui activităţile guvernamentale şi le va reforma în diferite entităţi. De aceea, controlul şi distribuirea documentelor esenţiale în manieră sistematică au devenit din ce în ce mai importante şi, în mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.
Ce inseamna practic managementul documentelor?
Un document se defineşte ca un pachet de date structurate în scopuri informaţionale. Documentele au devenit literalmente indispensabile, indiferent dacă sunt pe suport de hârtie sau componente digitale. Un document este o colecţie de indicatori şi reguli care pot angaja simultan un număr de diferite componente informatice şi acţiuni. Acesta devine o resursă dinamică şi poate fi orientat pro-activ către organizaţie, aducând integritatea procedurală şi informatică a unei afaceri.
Managementul documentelor este o tehnologie şi o disciplină care a augmentat tradiţional capacitatea unui sistem de fişiere computerizate. Permiţând utilizatorilor să caracterizeze documentele, stocate în general în fişiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor să stocheze, retragă şi să utilizeze aceste documente mai uşor şi mai puternic decât în metoda sistemului de fişier.
Astăzi, managementul documentelor include funcţionalităţi valoroase suplimentare, cum ar fi
- Urmărirea versiunilor, pentru a vedea modul în care un document evoluează în timp.
- Distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat şi reutilizat în diferite procese de afaceri.
- Revizuirea electronică pentru a permite utilizatorilor să adauge comentarii la document fără modificarea efectivă a documentului.
- Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferiţi utilizatori.
- Management publicare pentru a controla livrarea documentelor către diferite aplicaţii de publicare.
- Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de viaţă al unui document cu oameni, proiecte şi programe.
De ce este important managementul documentelor pentru o firma?
Având în vedere că importanţa documentelor creşte, devenind tot mai insistentă, administrarea acestora devine o activitate esenţială, la nivel de organizaţie. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele neplanificate şi neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaţionale şi chiar pot afecta creşterea organizaţională până în punctul în care organizaţia nu mai poate înainta. De aceea, managementul corespunzător al documentelor poate ajuta o organizaţie să atingă niveluri fără precedent în ceea ce priveşte controlul, inspecţia şi avantajul competitiv.
Organizaţiile sunt în prezent forţate să îşi examineze nevoile şi ţelurile şi să revizuiască tipul şi natura informaţiilor colectate şi să stabilească o procedură de utilizare a documentelor. Managementul documentelor oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul organizaţiei pentru a satisface cerinţele de dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat în informaţii.
Mai presus de toate, managementul documentelor poate să efectueze următoarele
- Creşterea productivităţii. Prin intermediul unui web browser şi al unui acces client / server, informaţiile esenţiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizaţii.
- Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor şi cele de arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale şi legale legate de păstrarea documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.
- Acces uniform informaţii. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informaţiile esenţiale pentru organizaţie sunt accesibile organizaţiilor afiliate prin Internet şi aplicaţii de tip portal.
- Administrarea tuturor informaţiilor. Toate tipurile de fişiere în grupuri logice şi indexuri sunt combinate şi deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.
- Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducând erorile şi economisind timp.
- Acces rapid la informaţii. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată, astfel încât utilizatorii pot localiza informaţiile în doar câteva secunde.
- Vizualizarea clară a informaţiilor. Documentele sunt clarificate şi scanate, astfel încât nu există întrebări cu privire la precizia datelor.
- Management riscuri. Regulile de reţinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reţinere automată a documentelor legale.
sursa: http://unpan1.un.org/
