Ce spune legea despre arhivarea electronică a documentelor contabile

Arhivarea electronică a documentelor contabile a devenit o practică din ce în ce mai răspândită în mediul de afaceri, datorită beneficiilor pe care le aduce în gestionarea și păstrarea informațiilor financiare. Pe măsură ce legislația evoluează, firmele trebuie să fie la curent cu normele legale care reglementează această activitate, pentru a asigura conformitatea și a evita eventualele sancțiuni. În cele ce urmează, vom detalia ce prevede legea referitor la arhivarea electronică a documentelor contabile și care sunt aspectele practice de care trebuie să țină cont companiile.

Reglementările legale privind arhivarea electronică

Legea contabilității și normele emise de autoritățile fiscale stabilesc clar că documentele contabile pot fi păstrate atât în format fizic, cât și în format electronic, cu condiția respectării unor criterii stricte de integritate, securitate și accesibilitate. Aceasta înseamnă că orice firmă care optează pentru arhivarea electronică trebuie să asigure că documentele nu pot fi modificate după arhivare și că acestea pot fi regăsite ușor în cazul unui control.

În plus, legea impune un termen minim de păstrare a documentelor contabile, care variază în funcție de natura acestora, însă pentru majoritatea actelor perioada este de 10 ani. Totodată, documentele arhivate electronic trebuie să fie accesibile și lizibile pe toată durata de păstrare.

Beneficiile arhivării electronice pentru companii

Implementarea unui sistem de arhivare electronică aduce numeroase avantaje companiilor, precum reducerea spațiului fizic necesar pentru depozitarea documentelor și creșterea eficienței în accesarea informațiilor. Aceasta contribuie la optimizarea fluxului de lucru și la reducerea costurilor administrative.

Multe firme apelează la servicii arhivare documente contabile oferite de specialiști, pentru a se asigura că procesul de digitalizare și păstrare respectă toate normele legale și că beneficiile tehnologice sunt maximizate. Astfel, documentele sunt stocate în medii securizate, cu backup regulat și protecție împotriva accesului neautorizat.

Cerințe tehnice și procedurale pentru arhivarea electronică

Pentru ca arhivarea electronică să fie validă din punct de vedere legal, sistemele utilizate trebuie să îndeplinească anumite condiții tehnice. Documentele trebuie să fie semnate electronic sau să existe metode clare care să ateste autenticitatea și integritatea lor. De asemenea, este importantă existența unor proceduri interne care să reglementeze modul de arhivare, acces și recuperare a documentelor.

Această conformitate poate fi facilitată prin colaborarea cu firme depozitare acte care oferă soluții complete, de la digitalizarea documentelor până la arhivarea și gestionarea lor în condiții de siguranță și legalitate.

Aspecte practice în implementarea arhivării electronice

Companiile care doresc să implementeze arhivarea electronică trebuie să investească nu doar în tehnologie, ci și în pregătirea personalului responsabil. Este necesar ca angajații să fie instruiți cu privire la utilizarea corectă a sistemelor și la respectarea procedurilor legale. În plus, este recomandată monitorizarea periodică a conformității procesului pentru a evita eventualele probleme.

Integrarea arhivării electronice în cadrul sistemelor informatice ale companiei poate genera o valoare adăugată semnificativă, facilitând auditul intern și controlul fiscal, precum și asigurând o transparență mai mare în gestiunea financiară.