Arhivarea documentelor executata de o firma specializata este foarte eficienta

Apelarea la o firma specializata care ofera servicii de arhivare documente a inceput, in ultima vreme, sa fie preferata de companii, deoarece acestea se confunta cu un numar foarte mare de documente pe care, daca le-ar arhiva in-house ar pierde foarte mult timp si bani.

O firma de arhivare documente este cea care preia aceasta problema si o rezolvat astfel incat numarul mare de documente sa nu mai fie o problema pentru nicio companie. De asemenea, aceasta firma ofera si servicii de arhivare electronica de documente, ceea ce insemna ca acele informatii vor fi accesibile pentru client online intr-un timp foarte scurt.

De ce este eficienta arhivarea documentelor realizata de o firma specializata?

Dupa cum spuneam, o firma de arhivare documente preia asupra sa toate sarcinile legate de organizarea informatiilor, arhivarea si protectia acestora. Pe langa asta, se ofera si punerea acelor informatii la dispozitia proprietarului oricand acesta are nevoie.

Practic, acest proces vizeaza: ridicarea documentelor, mutarea acestora in depozitele speciale pe care o firma de arhivare documente le pune la dispozitia clientilor, arhivarea lor si restituirea atunci cand acestea sunt solicitate.

Apelarea la aceste servicii de arhivare documente ofera o serie de avantaje importante

Pe langa beneficiul mentionat anterior, si anume cel referitor la castigarea unui spatiu suplimentar intr-un sediu sau punct de lucru, apelarea la servicii de arhivare documente ofera si alte cateva avantaje:

Arhivarea in deplina siguranta a documentelor confidentiale pe care companiile le detin – protejarea acestora in depozite speciale cu ajutorul senzorilor de miscare si prin acces doar pe baza de card

Protectia impotriva incendiilor – depozitele sunt dotate cu sisteme pentru detectarea si singerea incendiilor

Monitorizarea centralizata – exista sisteme de protectie active non-stop si monitorizare CCTV realizata in mod centralizat

Personal calificat – la dispozitia clientilor o firma de arhivare pune echipe bine pregatite si cu o mare experienta acest domeniu, selectate conform unei politici exigente ale resurselor umane

Veti plati intotdeauna numai pentru spatiul pe care il ocupati pentru arhivarea documentelor

O firma profesionista de arhivare documente ofera clientilor sai si un sistem de plata foarte avantajos pentru acestia, prin care vor plati doar spatiul utilizat pentru documentele arhivate. Astfel, nu exista costuri fixe pentru un spatiu stabilit, iar astfel clientii platesc doar pentru spatiul ocupat.

Pe langa asta, serviciile de arhivare de documente pot fi oferite in cateva tipuri: documentele pot fi preluate direct de la sediul clientului si organizate in locatiei firmei sau pot fi preluate pentru arhivare electronica. In cadrul celui de-al doilea tip, documentele pot fi dispobilie online chiar si in 24 de ore. Daca se alege arhivarea electronica a documentelor accesul la acestea se poate face oricand si de oriunde.

Arhivarea electronica a documentelor este extrem de importanta in zilele noastre

Datorita devoltarii cotinue a tehnologiei fluxul informational in interiorul oricarei firme poate suferi intarzieri destul de mari atunci cand exista un surplus de documentatie veche sau chiar recenta care nu a fost arhivata electronic.

Arhivarea electronica a documentelor eficientizeaza foarte mult functionarea unei companii, deoarece aglomerarea cu documentatie veche nu va mai fi o problema, iar informatiile importante pot fi transmise foarte usor si rapid catre oricine.

Mai mult detalii despre serviciile pe care le ofera o firma de arhivare electronica de documente gasiti pe urmatorul site: http://www.ironmountain.ro/whatwedo/document-storage-services.asp