Arhivarea documentelor este o povara necesara

Anul 2016 a inceput cu niste reglementari noi pentru societatile comerciale, precum si pentru regiile autonome si toata gama de persoane juridice. Conform unei noi reglementari, toate subiectele de drept vizate au obligatia de a arhiva documentele financiar-contabile in arhiva proprie un anumit numar de ani.

Necesitatea activitatii de arhivare documente

Arhivarea documentelor este un proces anevoios insa necesar pentru o mai buna urmarire a activitatii economice a unei companii si combaterea fraudarii sistemului. Desi pastrarea lor poate fi un impediment uneori chiar pentru desfasurarea in conditii normale a activitatii companiilor, atunci cand acestea nu dispun de spatii de stocare suficiente, ea este o activitate pentru o perioada de cel putin 5 ani pentru fiecare persoana juridica. Nerespectarea acestor conditii, precum si cea de a prezenta organului fiscal documentele arhivate solicitate se sanctioneaza cu amenzi considerabile, ce pot varia de la 12 la 14 mii lei pentru companii mari si mijlocii si de la 2-3 mii 500 pentru alte persoane juridice. De asemenea, nici persoanele fizice nu sunt scutite de aceste sanctiuni, lor fiindu-le aplicabile sumele de la 2 mii la 3 mii 500.

Provideri de servicii de arhivare documente

Totusi, exista o solutie pentru ca aceasta obligatie sa fie respectata in asa fel incat compania sa nu aiba de suferit: arhivarea electronica a documentelor. Acest proces poate fi realizat de fiecare persoana juridica in parte, insa cea mai buna varianta este apelarea la o firma de arhivare documente sau macar la o companie care pune la dispozitia publicului servicii de arhivare documente. Acestea detin toate informatiile necesare cu privire la corectitudinea realizarii acestui procedeu si pot oferi inclusiv consultanta in ceea ce priveste arhivarea documentelor ce contin informatii contabile si financiare importante.
De exemplu, Iron Mountain este un astfel de provider de servicii de arhivare documente, atat sub forma oferirii unor servicii de stocare pentru documente, cat si a oferirii de consultanta in ceea ce priveste aceste proceduri financiare si conformitatea cu normele legale. Pe site-ul companiei, se gasesc o serie de detalii, inclusiv gama larga de servicii pe care acestia o ofera, inclusiv suport in respectarea conditiilor impuse de legiuitor. Compania lucreaza cu clienti din intreaga lume si are o experienta considerabila pe piata.

Beneficiile apelarii la o firma de arhivare documente

Arhivarea documentelor pare la o prima vedere o activitate ce trebuie desfasurata in interiorul fiecarei companii. Se pune problema confidentialitatii, a sigurantei documentelor si chiar a confortului de a avea toate informatiil dorite la indemana. Totusi, apelarea la ajutor extern pentru servicii de arhivare documente este un lucru cat se poate de benefic pentru o companie sau orice alta persoana juridica. Pe de o parte pentru ca intre client si compania ce ofera serviciile de arhivare documente sau arhivare electronica documente se va incheia un contract de furnizare servicii ce angajeaza ambele parti in egala masura si ofera o garantie a protectiei datelor furnizate, iar pe de alta pentru ca colaborarea cu o firma de arhivare documente ofera avantajul inlaturarii uneia dintre responsabilitatile si preocuparile angajatilor si companiei pe de-a intregul. In plus, se ofera acces la un proces de arhivare mult mai bine pus la punct decat ar putea fi cel intern si de asemenea, permite renuntarea la unul sau chiar mai multi angajati care ar fi trebuit sa se dedice exclusiv sau intr-o foarte mare masura procesului de arhivare si supervizare a documentelor arhivate.