Arhiva de documente administrare interna sau externalizata?

Companiile din ziua de azi intampina probleme serioase din cauza fluxului de informatii in continua crestere si a volumului tot mai mare de documente generate, motiv pentru care a devenit o adevarata provocare gasirea unor solutii eficiente pentru stocarea si arhivarea documentelor, astfel incat consultarea ulterioara a acestora sa se faca intr-un mod facil si fara costuri prea mari.

Asadar, apare in mod firesc intrebarea: optam pentru administrarea interna a arhivei sau pentru externalizarea acesteia? Care este cea mai buna alegere? Haideti sa aflam impreuna!

Administrarea interna a documentelor vs. externalizarea acestora

Sa le luam pe rand si sa vorbim pentru inceput despre administrarea interna a documentelor. Atunci cand marile sau micile companii aleg sa-si administreze singure arhiva de documente, trebuie sa ia in considerare urmatoarele aspecte:

  • Volumul, cat si diversitatea tipurilor de documente aflate in arhiva companiei;
  • Frecventa cu care informatiile sunt accesate;
  • Resursele umane disponibile;
  • Resursele financiare disponibile;
  • Cadrul legal cu privire la pastrarea documentelor intr-o arhiva fixa.

Compania americana Delphi Consulting a realizat un studiu si a reusit sa demonstreze ca angajatii acelor companii ce au luat hotararea de a-si administra singuri arhiva pierd in medie nici mai mult, nici mai putin de 500 de ore in fiecare an doar pentru a cauta documentele. Nu mai vorbim despre faptul ca acestea sunt cel mai adesea duplicate si se gasesc si de 8-9 ori in retea, ceea ce ingreuneaza procesul de cautare.

Trebuie specificata si presiunea timpului. Ai nevoie urgent de un contract pe care l-ai semnat cu unul dintre parteneri, ai nevoie de informatii cu privire la proiectele desfasurate anterior de catre firma sau te intereseaza cererile de oferta trimise, analizele efectuate, rapoartele anuale precedente sau ofertele primite de la terti. Si cum de cele mai multe ori alocarea de resurse umane nu este suficienta, volumul de informatii este prea mare, spatiul efectiv al arhivei prea mic, iar organizarea si clasificarea este haotica, totul duce la intarzieri si, in cel mai rau caz, la pierderea unui bun contract.

Pe de alta parte, externalizarea arhivei de documente prezinta urmatoarele avantaje:

  • Firma de arhivare aleasa este autorizata de catre Arhivele Nationale si de PSI si-ti asigura astfel un spatiu special pentru documentele tale, pentru depozitarea si conservarea acestora in deplina siguranta;
  • Echipa firmei de arhivare este alcatuita numai din specialisti;
  • Se utilizeaza tehnologii avansate in domeniu, astfel incat pe termen lung costurile companiei tale se micsoreaza;
  • Dispui de polite de asigurare, iar interesele tale sunt pe deplin protejate;
  • Toate dosarele sunt impachetate in cutii de arhivare ce au fost create special pentru o arhivare pe termen lung;
  • Accesarea documentelor se face foarte usor deoarece se pun la dispozitie solutii de scanare la cerere a documentelor solicitate;
  • Firma de arhivare se ocupa si cu transportul documentelor tale, iar depozitul este special amenajat pentru o buna arhivare: rafturile sunt metalice si sustin o greutate ridicata, incaperea este controlata din punct de vedere al umiditatii si al temperaturii si este dotata si cu senzori de fum si de foc;
  • Iti ofera solutii personalizate;
  • Ai acces rapid oricand la documente;
  • Costurile sunt optimizate;
  • Faci economie de spatiu si de personal in propria ta companie, reducand astfel si costurile.

De ce Archivit si nu alt furnizor?

Pentru externalizarea arhivei iti recomandam ArchivIT. Aceasta firma de arhivare detine singura cladire din Romania ce a fost construita special in scopul depozitarii arhivelor. Standardele de securitate ridicate, experienta vasta in arhivare, cat si costurile avantajoase fac din ArchivIT cea mai inspirata solutie atunci cand vine vorba despre externalizarea documentelor.

Dar asta nu este tot, ArchiviIT detine si alte atu-uri pe piata serviciilor de arhivare:

  • A fost prima firma din Romania ce a reusit sa ofere la nivel national servicii de impachetare in cutii a inregistrarilor, baza de date la nivel de inregistrare, cat si retragere la nivel de document identificabil. De asemenea, tot ArchivIT. se bucura si de performanta de transmitere a documentelor in maxim 20 de minute, pe e-mail, din momentul transmiterii solicitarii;
  • Pentru managementul inregistrarilor, ArchivIT utilizeaza un sistem specializat, cu coduri de bare, complet computerizat. In acest mod, eroarea umana a fost complet eliminata;
  • Infrastructura centrelor de inregistrari iti ofera garantia ca inregistrarile tale se afla in deplina siguranta, depozitul ArchivIT fiind dotat cu sisteme de stingere a incendiilor si cu sisteme de preventie dintre cele mai performante si moderne;
  • ArchivIT este singura companie din industrie ce nu percepe o taxa anuala sub forma unui abonament, costul depozitarii fiind calculat la nivel de zi. Pentru pretul oferit, ArchivIT nu-ti impune o cantitate minima de cutii si nici o cantitate minima colectata lunar;
  • Majoritatea firmelor ce se ocupa cu depozitarea documentelor dispun de un depozit general, in schimb ArchivIT detine un depozit pentru arhiva autorizat PSI;
  • ArchivIT are o experienta de mai bine de 30 de ani in domeniu;
  • Cu ArhivIT te vei bucura doar de un singur cost initial, intrucat firma nu-ti impune servicii preliminare de prelucrare a documentelor;
  • Pentru retragere vei plati o singura taxa ce include si returnarea pe raft;
  • ArchivIT nu percepe penalitati de reziliere;
  • ArchivIT nu-ti limiteaza numarul de retrageri zilnice si/sau permanente;
  • Firma nu-ti percepe taxa de inchidere a contului;
  • ArchivIT nu-ti impune exclusivitate in colaborare;
  • Colaborand cu ArchivIT, esti sigur de confidentialitate maxima;
  • Cu ArchivIT nu vei semna contracte pe o perioada fixa de timp si nu esti conditionat nici in ceea ce priveste cantitatea de documente depozitate. Pe toata perioada contractuala, ArchivIT iti garanteaza un pret constant; in plus, ai posibilitatea de a rezilia oricand contractul;
  • Valoarea politelor de asigurare cu ArchivIT este cea mai mare de pe piata.

In concluzie, lasa-ti si tu arhiva pe mana specialistilor si vei fi castigat! Ai nevoie de informatii suplimentare? Nu ezita sa contactezi echipa ArchivIT!