7 reguli pentru un management al documentelor eficient

21 iulie 2016

1. Înregistrează
Un document neînregistrat nu are valoare juridica, iar simpla observație ca ii lipsește numărul de înregistrare te va scuti de un drum în plus pana la recepție/ secretariat. Nu uita ca inclusiv documentele de uz intern, cum ar fi notele interne sau rapoartele, se înregistrează în Registrul de intrare – ieșire corespondență.
2. Primește documentele integral
Atunci când cineva îți transmite o lucrare, ai grija ca aceasta sa fie completă si completată înainte sa o primești. Nu accepta lucrări incomplete sau cu documente lipsă. Chiar daca le primești personal, pe e-mail sau prin poștă, asigura-te ca ai informațiile complete. Te va ajuta sa nu mai umbli după un act sau altul, în momentul in care începi sa lucrezi.
3. Clasifica/ grupează documentele
Creează un sistem de clasificare a lucrărilor, pe activități sau genuri de documente. În funcție de specificul activității tale, construiește un sistem de clasificare a documentelor pe principii logice: dată, număr, nume, etc. Un instrument util este Nomenclatorul Arhivistic. Acesta este un tabel in care sunt înscrise, pentru fiecare compartiment, toate genurile de documente pe care le creează.
4. Creează un flux al documentelor
Chiar dacă lucrezi singur sau în echipă, eficientizează-ți munca prin crearea unui sistem de lucru; De exemplu, organizează-ti pe birou un spațiu in care sa iți pui documentele “primite”, “in lucru” și “finalizate”. Pe măsură ce lucrezi, vei observa ca aceasta organizare îți va reduce la minim “mormanul” permanent de hârtii. Următoarea etapa este arhivarea documentelor.
5. Evidența documentelor
Dacă ești fericitul deținător a unei cantități considerabile de documente, este bine, pentru regăsirea lor eficientă, să realizezi un sistem de evidență al acestora. Fie ca este un simplu tabel, un opis, un registru, până la inventarul arhivistic, aceste evidențe te vor ajuta sa regăsești rapid locul in care ai pus documentul.

6. Arhivarea documentelor
Ca sa eviți aglomerarea spațiului de lucru și îngreunarea procesului de regăsire a documentelor, este bine sa arhivați lucrările finalizate cel puți odată pe an. Asta nu înseamnă, cum se întâmpla deseori, aruncarea cutiilor într-o cameră întunecată pe ușa căreia scrie “Arhivă”. Conform legislației arhivistice, documentele se predau responsabilului cu arhiva pe baza de proces-verbal la care atașăm evidențele acestora. Acest lucru nu este “inca un proces birocratic”, ci constituie predarea responsabilității acelor lucrări către arhivar.
7. Arhivarea electronică
Avem din ce în ce mai multe documente electronice. Mai mult, le preferăm, în detrimentul celor pe suport de hârtie. Sigur, este mai simplu sa le cauți și sa le consulți in format electronic. Nu uita, însă, ca și arhiva electronică are anumite reguli de organizare a documentelor digitale. Stabilește împreună cu colegii tai un set de proceduri de arhivare electronică. Rezultatul – un sistem electronic comun de clasificare a documentelor.

Daca ai ajuns până aici, înseamna ca te numeri printre fericiții posesori de “mormane de hârtii”. Sper ca acest articol sa te ghideze în organizarea eficientă a documentelor cu care lucrezi așa încât sa-ti faci munca mai ușoară. Daca ai dificultăți în implementarea acestor reguli în activitatea de zi cu zi, da-ne un semnal. Te vom ajuta cu tot ce ai nevoie ca sa-ți creezi un sistem eficient de management al documentelor.

Toate drepturile rezervate - LA TROMPETTE COMMUNICATION S.R.L.

Web Design by Dow Media | Gazduire Web by SpeedHost.ro

linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram