Arhivarea documentelor pe intelesul tuturor

Documentele financiar-contabile trebuie păstrate, potrivit reglementărilor legale în vigoare, pe o perioadă de până la 75 de ani de la crearea lor.

Conform Legii Contabilității și Ordinului nr. 3512/2008 termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, în timp ce facturile, registrele de inventar, registrele de casă, bilanțurile, avizele etc trebuie păstrate pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Pentru notele de recepție și constatare a diferențelor, bonurile de primire în consignație, chitanțe, dispozițiile de plată/încasare către casierie, deconturile de cheltuieli, extrasele de cont, Ordinul 3512/2008 prevede o perioadă de păstrare de 5 ani, în timp ce dosarele de personal trebuie arhivate pe o perioada de 75 de ani (Legea Arhivelor Naționale).

Potrivit dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 atât creatorii, cât și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele, pe întreg ciclul lor de viață, în condiții corespunzătoare, protejate împotriva distrugerii, dregradării, sustragerii și comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege.

Pentru respectarea condițiilor prevăzute de lege, firmele pot alege între amenajarea unei arhive proprii dotate cu sisteme antiefracție și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor care să asigure protejarea documentelor sau pot opta pentru externalizarea arhivării documentelor către o firmă specializată în arhivarea documentelor.

Arhivare fizică

Arhivarea documentelor folosind un serviciu de arhivare fizică asigură, pe lângă eliminarea riscurilor asociate pierderii sau degradării documentelor, reduceri importante ale costurilor de arhivare și eficientizarea activității de administrare, depozitare și protejare a documentelor pe întreaga durată de viață.

Arhivare electronică

In cazul documentelor create în forma electronică – declarații fiscale, facturi fiscale, contracte digitale etc. – utilizarea unui serviciu de arhivare electronică cu valoare legală asigură atât integritate și valoarea legală a documentelor pe intreg ciclul lor de viață, cât și reducerea cu peste 70% a cheltuielilor asociate arhivării.

sursa: Certarchive