Dupa cum bine se stie, comunicatul  de presa este principalul instrument de comunicare cu mass-media. Simplu de utilizat si la indemana oricui, comunicatul de presa vine intodeauna in sprijinul demersurilor de comunicare, construire a imaginii sau gestionarea unei situatii de criza, ale oricarei organizatii. Pana acum, nu am spus mare lucru. In general, oricine are notiuni elementare de comunicare, marketing si relatii publice stie cam ce insemna un comunicat de presa, sau unde, cand si de ce devine atat de folositor.

Gata cu introducerea, sa raspundem la intrebarea din titlu si sa vedem de ce, banalul numar impar “7″ poate reprezenta talismanul norocos al unui comunicat de presa. “7″ este un numar cu semnificatii mistice in diverse culturi si religii. Pentru crestini, a saptea zi din saptamana este sfanta deoarece atunci, spun scripturile, s-a odihnit Dumnezeu dupa facera lumii, “7″ este cheia Evangheliei dupa Ioan, dar este foarte prezenta si in Apocalipsa. De asemenea, “7″ reprezinta numarul de ramuri ale copacului sacru al samanilor sau intruchiparea fortelor Pamantului pentru mayasi.

“7″ este un numar foarte puternic, iar semnificatiile sale nu sunt intamplatoare. Desi impar, impune o anumita armonie in ganduri si in simtiri si sugereaza un sistem care functioneaza perfect, sau cel putin se apropie de ceea ce n-am putea gandi ca inseamna perfectiunea.

Daca extindem sensurile lui “7″, putem sa le folosim in viata si activitatea profesionala de zi cu zi si, de ce n-am putea adapta aceast “7″ comunicarii, relatiilor publice si intrumentului denumit generic: comunicat de presa? Pentru o buna functionare a acestui instrument si pentru a obtine rezultate maxime in urma distributiei, ar fi indicat sa respecte, nu 5, nu 10, ci “7″ puncte generale.

1. Stilul Jurnalistic. Este foarte important ca un comunicat sa fie scris intr-un astfel de stil, familiar persoanelor carora li se adreseaza. Astfel comunicatul ajuns in fata unui redactor are mai multe sanse sa fie bagat in seama, tinut minte si publicat in intregime sau in cadrul unui subiect mai amplu. Foarte important, elementele de marketing, cuvintele, expresiile si sintagmele care ar putea da un caracter publicitar trebuie evitate. Comunicatul de presa nu este un articol publicitar, ci unul strict informativ.
2. Titlu scurt si cuprinzator. Un titlu bun, scurt si atragator face toti banii. Nu va pierdeti in explicarea intregului subiect inca din titlu, aveti cel putin inca 500 de cuvinte in care sa faceti acest lucru.
3. Un prim paragraf complet. Rezumati comunicatul in primul paragraf. Editorului trebuie sa-i fie clar inca din primul paragraf despre ceea cuprinde comunicatul pe care il are in fata. Astfel decide rapid daca subiectul este sau nu de inters in momentul respectiv sau il pastreaza pentru o editie viitoare sau, pur si simplu decide ca nu se incadreaza in linia editoriala a publicatiei si il lasa de-o parte, economisind astfel timp.
4. Regula piramidei inversate. Aplicati aceasta regula pentru cel de-al doilea paragraf. Introduceti informatiile relevante la inceput, continuati cu citate care sa intareasca informatiile prezentate, urmand sa diminuati din intensitatea si importanta celor relate spre sfarsitul paragrafului. Astfel dati editorilor posibilitatea sa taie si adaptaze textul in functie de spatiul de care dispun, retinand doar ceea ce este foarte relevant.
5. Concluzii si contact. Ultimul paragraf concluzioneaza toata povestea si cuprinde, foarte important, datele de contact ale persoanei din cadrul organizatiei care este in masura sa ofere mai multe informatii despre cele relatate.
6. Verificare si control. Cititi si recititi textul pana cand sunteti siguri ca este corect din punct de vedere gramatical. Ar fi neplacut sa transmiteti un comunicat plin de greseli. Sigur editorul nu ar mai citi un al doilea material venit dintr-o sursa din care a primit un text redactat neglijent.
7. Distributie. Un lucru foarte important, vital pentru comunicat. Orientati-va spre site-uri specializate in acest tip de serviciu sau, in functie de natura comunicatului, puteti sa cutati medii online sau print spre care ati putea sa-l directionati. Cu cat obtineti o expunere mai mare, cu atat organizatia dumneavoastra va deveni mai vizibila in randul publicului tinta.

Cam acesta ar fi un “7″ norocos pentru un comunicat de presa.

De cele mai multe ori, in momentul in care aveti un produs sau serviciu nou, cea mai mare provocare este popularizarea lui. Pentru ca publicul tinta sa afle despre noua dumneavoastra oferta si sa aiba toate informatiile necesare pentru a se convinge ca ii propuneti o solutie viabila care ii poate satisface o anumita nevoie, principalul instrument este comunicarea.  Instrumentele comunicarii scrise adaptate mediului online se dovedesc a fi foarte eficiente atunci cand vine vorba de distributia informatiilor specifice legate de un nou produs sau serviciu.  Comunicatul de presa este forma sub care informatiile pot fi distribuite in mod eficient, astfel incat sa atraga atentia, sa fie preluate de site-uri specializate, astfel incat informatia sa ajunga la o audienta cat mai larga.

De ce in mediul online?

In primul rand pentru ca accesul la informatie nu este limitat de intervale orare, clientul potential are posibilitatea de a accesa informatia primita in momentul in care are dispozitia necesara pentru a o trata cu atentie. In cazul in care oferta pe care o are in fata ii starneste interesul are oricand posibilitatea de a accesa site-ul firmei unde poate gasi mai multe detalii, astfel incat sa poata lua o decizie de cumparare.

Din punctul de vedere al transmitatorului mesajului, informatia distribuita pe internet prezinta avantaje competitive din punctul de vedere al raportului costuri – impact (audienta).  Demersurile de comunicare sustinute in mediul online au puterea de a aduce trafic pe site-ul firmei, fapt care determina o probabilitate mult mai mare de a obtine comenzi prin intermediul formularului de comanda postat pe site.  Scopul final al actiunilor de comunicare online este starnirea interesului in vederea transformarii site-ului in principalul instrument generator de vanzari.

Comunicate de presa in serie pentru o informare coerenta

LivePR s-a implicat in campania de comunicare a celor de la Syonic Timisora, firma specializata in solutii IT pentru domeniul medical. Syonic a creat sistemul informatic medical ICMed si cardul electronic de sanatate, solutii deja functionale in mai multe unitati medicale din tara, atat spitale cat si cabinete de medicina de familie. Desi este un sistem functional care aduce o serie de avantaje utilizatorilor, nu era cunoscut decat de un public restrans. De aceea am propus o informare a publicului, intr-un limbaj accesibil, despre ceea ce inseamna sistemul ICMed si cardul electronic de sanatate, ce functionalitate are, ce beneficii are atat pentru pacient cat si pentru medic, dar si costurile pe care la implica folosirea sistemului.

Pentru a reusi o comunicare cat mai eficienta am decis o campanie de informare prin comunicate de presa care sa fie implementata in trei etape. In fiecare dintre cele trei etape ne-am concentrat pe distribuirea unor seturi de informatii astfel incat sa cuprindem toate elementele esentiale ale functionalitatii sitemului ICMed si a cardului electronic de sanatate.

In prima faza am oferit, sub forma de comunicat de presa, date generale despre sistem, si am oferit o imagine de ansamblu asupra avantajelor pe care utilizarea unui astfel de sistem le poate oferi atat medicilor cat si pacientilor. Am incercat sa punem in evidenta facilitatile unei interactiuni permanente medic-pacient prin intenrmediul acestui sistem online.  Primul comunicat poate fi vizualizat pe LivePR in sectiunea „Comunicate de presa”, categoria „Sanatate”.

In cel de-al doilea comunicat ne-am concentrat pe avantajele pe care pacientii le au in momentul in care devin utilizatori ai sistemului, despre modul in care le este facilitata comunicarea cu medicii. De asemenea, am introdus informatii legate de costurile pe care utilizatorul trebuie sa le suporte in momentul in care intra in reteaua ICMed. Am incercat sa scoatem in evidenta faptul ca pretul reprezinta un avantaj copetitiv al sistemului. Tot in categoria  „Sanatate” de pe LivePR.

Al treilea comunicat a venit pentru a completa avantajele sistemului din punctul de vedere al personalului medical. Am descris modul in care accesul medicului la informatiile specifice din istoricul medical al pacientului pe care il are in fata poate imbunatati interventia in cazul specific cu care se confrunta. De asemenea, am evidentiat avantajele pe care le prezinta utilizarea sistemului in managementul cabinetului medical si cel al relatiei medic  - autoritati. Comunicatul poate fi vizualizat: „Live PR – Sanatate”.

Distribuirea comunicatelor de presa 

Comunicatele de presa au fost distribuite prin site-ul LivePR, prin alte site-uri specializate in distributia de astfel de materiale si prin contactarea individuala a unor site-uri specializate astfel incat sa acoperim un numar cat mai mare de receptori, avand in vedere relevanta subiectului propus pentru publicatia contactata:

• informatii legate de afaceri (Banking News, Bani si Afaceri, Smart Financial)
• site-uri specializate din domeniul medical (Medic Pentru Tine, eMedic)
• site-uri de informatii generale (Atitudinea, Banat Expres, reteaua Inform Media)

Dupa distribuirea informatiilor prin aceste publicatii online cat si prin site-urile specializate in comunicate de presa, o serie de alte site-uri au preluat comunicarile emise si le-au distribuit catre cititorii lor. Astfel am reusit sa maximizam expunerea de care a beneficiat fiecare dintre comunicatele transmise.

Efecte, Rezultate.

Ca urmare a actiunilor intreprinse am reusit sa informam publicul despre ceea ce reprezinta sistemul informatic medical ICMed si cardul electronic de sanatate. Publicul a inceput sa manifeste interes pentruserviciile oferite, fapt demonstrat de cresterea numarului de vizitatori pe site pe durata desfasurarii actiunii de comunicare. Publicul a receptionat mesajul, l-a analizat, iar in momentul in care a considerat ca are nevoie de informatii suplimentare a accesat site-ul. Prin seria de comunicate, am reusit sa sporim popularitatea acestui sistem.

La nivel global, internetul a devenit un mediu propice pentru dezvoltarea si promovarea afacerilor. Conform unor studii realizate la nivel european exista o tendinta clara a managerilor din intreprinderile de top de a-si indrepta din ce in ce mai mult atentia spre tehnicile si strategiile de comunicare in mediul online.  Cum punctul vital al relatiilor publice este comunicarea,  de RP au fost adaptate astfel incat sa raspunda si sa se muleze pe nevoile de comunicare aparute in „era digitala”.

Astfel s-a ajuns sa se vorbeasca de tehnici de relatii publice optimizate pentru mediul online ca parte integrata a strategiei de e-marketing a intreprinderii in vederea obtinerii unei cat mai bune vizibilitati pe internet. Ideea e simpla: printr-o buna vizibilitate, mesajul transmis ajunge la o audienta larga, fapt care determina un impact sporit al mesajului. De aceea, tehnicile de optimizare pentru motoarele de cautare au devenit vitale pentru profesionistii in relatii publice.

Un studiu realizat de catre o agentie americana de marketing online, TopRank, in randul jurnalistilor din SUA, cu scopul de a determina modul in care acestia se folosesc de cautarea pe internet. S-a constatat ca 91% dintre acestia folosesc cautarea pentru a-si realiza meseria. Jurnalistii cauta atat informatii pentru a le completa pe cele pe care le detin deja, sau pur si simplu isi cauta subiecte pentru articole. Rezultatele studiului nu fac altceva decat sa evidentieze importanta optimizarii materialelor de relatii publice pentru motoarele de cautare, astfel incat comunicarile companiei sa apara, in urma unui click, sub ochii jurnalistilor, sa le atraga atentia si sa va publice povestea in mediile in care actioneaza.

Cum ajungeti sub ochii jurnalistilor prin SEO?

• Optimizati continutul materialelor de relatii publice prin introducerea unor termeni cheie specifici domeniului dumneavoastra de activitate si relevanti pentru cautarile specifice. Intuiti termenii dupa care jurnalistii ar putea cauta informatiile pe care le oferiti. Folositi termenii cheie in comunicatele de presa, corporate blog-ul firmei sau press kit-ul disponibil pe site. Aveti grija sa nu cadeti in pacatul folosirii prea abundente a termenilor cheie. Nu uitati, continutul pe care-l oferiti se adreseaza in primul rand cititorilor si in al doilea rand motoarelor de cautare. Este recomandata folosirea de 2-4 ori a unui termen cheie la 500 de cuvinte.

• Folositi instrumentele specializate pentru identificarea termenilor cheie specifici:

–Google Keyword Tool
–Google Insights & Trends
–WordTracker
–Keyword Discovery
–SEM Rush

• Promovati-va „povestile” pe retelele sociale disponibile online. Incercati sa creati sau sa faceti parte dintr-o comunitate care va impartaseste interesele. Vorbiti cat mai mult despre domeniul dumneavoastra de activitate, evidentiati punctele prin care va deosebiti de concurenti. Urmariti feedback-ul. Nu uitati sa introduceti in postarile dumneavoastra de pe mediile sociale online un link catre site-ul dumneavoastra.  Acest fapt ar putea determina o crestere a vanzarilor in mediul online.

• Maximizati eficienta comunicatului de presa. Comunicatul de presa folosit in mediul online este mai mult decat un instrument de comunicare.  Daca este bine optimizat si postat pe un site specializat in publicarea unor astfel de materiale poate atrage atentia nu doar jurnalistilor ci si unor clienti potentiali.

Relatiile publice dispun de instrumente de comunicare foarte puternice prin care puteti  obtine expunerea de care aveti nevoie pentru a crea si mentine imaginea companiei dumneavoastra, iar internetul este mediul in care efectele unei utilizari eficiente a acestor intrumente vor fi simtite intr-un timp relativ scurt.

In acest prim post, de inceput de drum prin blogosfera, mai mult sau mai putin indreptata spre domeniul relatiilor publice, am decis sa facem incalzirea cu o descriere cat se poate de frumoasa a minunatului instrument de PR numit simplu comunicat de presa.

Atentie, va rog, incepem ! Ce este acest comunicat de presa ? Ei bine, acest comunicat de presa este, fara indoiala, instrumentul principal al relatiilor publice care nu trebuie sa lipseasca din cutia cu fineturi a unui PR consultant din vremurile noastre .  Este o unealta de mare finete care, inainte de folosire,  trebuie slefuita pentru a-i da o stralucire „orbitoare” si ascutita astfel incat sa patrunda si sa ramana in constiinta, memoria si, mai ales in spatiul editorial al mass-mediei pe care cavlerul dibaci doreste sa o cucereasca.

Tehnic, acest instrument are rolul de a informa pe cine are urechi sa asculte, ochi sa citeasca si, cel mai important coate destul de tocite pe bancile scolii pentru a putea procesa informatia transmisa cu privire la ceea ce se petrece extraordinar intr-o organizatie: lansari de noi produse/servicii, evenimente speciale, situatii de criza, rezultate financiare deosebite, strategii de afaceri care au dat rezultate deosebite, parteneriate, proiecte de dezvoltare, in principiu orice ar putea fi incadrat in categoria informatii utile pentru publicul tinta al companiei, dar si pentru clientii potentiali. Acestia din urma ar putea reactiona la informatiile transmise in comunicat, si-ar putea imbunatatati perceptia despre compania dumneavoastra si ar putea realiza ca au nevoie de un partener ca dumneavoastra in demersurile de business pe care le intreprind.

Pana aici toate bune si frumoase, dar pentru a atrage atentia asupra dumneavoastra trebuie ca informatia pe care o transmiteti trebuie sa atraga atentia jurnalistilor specializati care acopera domeniul dumneavoastra de activitate. Pentru a realiza acest lucru trebuie sa redactati comunicatul astfel incat sa constituie subiect de stire. Analizati-va foarte amanuntit afacerea si identificati elementul care ar putea sa faca un subiect bun pentru un articol intr-o sectiune specializata a unei publicatii. Aveti grija sa nu prezentati un fapt general, care ar puta fi stiut sau intuit de toata lumea, ci elementul care va deosebeste de ceilalti din bransa profesionala. Pe scurt ce aveti dumneavoastra si nu au ei.

Dupa ce ati indicat subiectul comunicatului, urmeaza redactarea acestuia. Titlul trebuie sa fie precis, scurt si cuprinzator, astfel incat sa atraga atentia jurnalistului, in permanenta cautare de snzational, in momentul in care comunicatul ajunge pe adresa sa de e-mail sau pe fax. Daca titlul nu are sare si piper, sansele comunicatului scad dramatic. Incercati sa folositi cuvinte cheie care sa ofere indicii clare despre ceea ce urmeaza sa fie descris pe larg in cuprins.

Textul propriu-zis al comunicatului trebuie sa fie redactat intr-un stil neutru, sa nu aiba o nota publicitara. Nu uitati, prin comunicatul de presa nu incercati direct sa vindeti ceva ci sa atrageti atentia asupra companiei dumneavoastra in vederea popularizarii imaginii. Bineinteles, daca oferiti comunicari relevante si pertinente, pe termen lung veti simti si efectul in vanzari.

Totusi nu aruncati la intmplare fel de fel de informatii. Stabiliti-va un public tinta (clienti actuali, clienti potentiali, o anumita categorie socio-profesionala, etc.) si adaptati comunicatul la caracteristicile acestuia precum si la natura feedback-ului pe care asteptati sa il obtineti. De asemenea trebuie sa va adaptati comunicarea si mediului in care doriti s aobtineti spatiu de publicare. Abordarile difera, de exemplu, daca intentionati sa obtineti spatiu editorial intr-un cotidian de interes general sau intr-o revista specializata de business.

Aceasta ar cam fi, pe scurt, filozofia comunicatului de presa. Este indiat sa atasati comunicatului si date generale despre compania dumneavoastra, o scurta prezentare, o mapa de presa n-ar strica pentru ca jurnalistul sa se familiarizeze cu firma si, in urma prelucrarii datelor primite sa redacteze un articol avantajos pentru imaginea pe care doriti sa o promovati. Despre toatea acestea si multe altele vom vorbi, insa, intr-un episod viitor.